Wideokonferencja – jak ją przeprowadzić? Przegląd programów

Programy do wideokonferencji są nieodłącznym elementem pracy zdalnej. Rozmowy na Messengerze, WhatsAppie czy Skypie to dopiero początek wyliczanki. Darmowych narzędzi do pozostawania w kontakcie jest multum. Nasz przegląd pomoże Wam wybrać ten, który najlepiej odpowiada Waszym potrzebom.

Zoom – wideokonferencja z pomocą najpopularniejszego programu

Najpopularniejszym programem do wideokonferencji ostatnich tygodni stał się Zoom. Udało mu się nawet przyćmić narzędzia Microsoftu czy Google’a. Zoom wygrywa niezawodnością działania i prostotą, dzięki której spotkania zorganizować może nawet osoba „nietechniczna”. Aplikacja po prostu działa – bez najmniejszej konfiguracji i szukania odpowiednich głośników czy mikrofonów w ustawieniach.

Za darmo możemy zorganizować konferencję nawet dla 100 osób, ale może ona trwać maksymalnie 40 minut. Spotkania jeden do jednego nie mają już tego ograniczenia. Możemy udostępniać ekran swojego urządzenia, nagrywać spotkanie na lokalnym dysku czy korzystać z kilku ciekawych funkcji, m.in. ukrywania tła. Dzięki temu aplikacja wykryje kontury naszej postaci i zamiast zabałaganionego pokoju zostaniemy przedstawieni np. na tle gabinetu owalnego czy kanaryjskiej plaży.

Zoom dostępny jest na wiodących platformach: Windows, macOS, Android i iOS, ale do konferencji można dołączyć również bezpośrednio z przeglądarki.

Szybki wzrost popularności Zooma nie szedł jednak w parze z pieczołowitością w przygotowaniu zabezpieczeń. Zoom wykorzystywał bowiem biblioteki stworzone przez Facebooka, które dawały temu medium dostęp do danych użytkowników aplikacji. Zoom dzielił się czasem włączenia programu, podłączonym urządzeniem, lokalizacją i operatorem sieci. Na szczęście najnowsza aktualizacja usuwa już połączenie z Facebookiem.

Zoom znalazł się również w ogniu krytyki w związku z niedostatkami w szyfrowaniu połączeń czy podatnością na wykradanie danych. Największą karierę medialną przyniósł mu jednak tzw. zoombombing, czyli zjawisko nieuprawnionego dostępu do pokoi konferencyjnych. Jeśli gospodarz spotkania nie zaznaczy odpowiednich opcji, tworząc spotkanie, to może się do niego podłączyć dowolna osoba posiadająca link. Internetowe trolle wykorzystały ten fakt, by bombardować zdalne lekcje i konferencje firm. 

Webex bez limitów

Jednym z najpoważniejszych konkurentów Zooma jest Webex od Cisco, który w darmowym planie wygrywa długością konferencji – tu po prostu nie ma limitów. I to nawet w przypadku 100 uczestników spotkania. Abonament na Webexa jest również nieco niższy (13,5 dol. w stosunku do 15 dol. za Zooma). Webex jest stosunkowo często spotykany w środowiskach korporacyjnych ze względu na mnogość integracji, ale z reguły przegrywa z Zoomem pod kątem szybkości działania czy jakości obrazu i dźwięku.

Wideokonferencje i nie tylko

Firmy mogą wybierać spośród wielu programów do wideokonferencji, jak BlueJeans, Skype dla biznesu, Hangouts czy wchodzący w skład G Suite od Google Meet (ostatnio dostępny bezpłatnie).Zespoły projektowe będą jednak zapewne chciały ograniczyć liczbę kanałów komunikacji i łączyć się bezpośrednio na Slacku, Teamsach czy Discordzie. W każdej z tych aplikacji wideokonferencje są jedynie dodatkiem, ale również oferują dzielenie ekranu czy wideoczaty, co przecież wystarcza w zdecydowanej większości przypadków. 

Discord jest szczególnie popularny w środowisku graczy i ma rozbudowaną darmową wersję – jest więc najbardziej ekonomicznym rozwiązaniem. 

Za darmo korzystać możemy również ze Slacka, ale tu największym ograniczeniem jest możliwość przechowywania maksymalnie 10 tys. wiadomości. Sprawdzi się więc najwyżej w przypadku prywatnych zastosowań. 

Microsoft z kolei dodaje Teams w swojej ofercie dla biznesu, ale nie zapomina również o użytkownikach, którzy po prostu chcieliby spróbować tej formy współpracy. Tu musimy się jednak pogodzić z brakiem możliwości planowania spotkań.

Cała trójka oferuje jednak coś więcej. To prawdziwe kombajny do współpracy, gdzie można tworzyć kanały do publicznej i prywatnej komunikacji, dzielić się plikami czy korzystać z różnych integracji do zarządzania aplikacjami z jednego miejsca.

Houseparty – rozmowy w pokoju

Rozwiązaniem zupełnie innego kalibru jest Houseparty, czyli aplikacja mobilna, w której tworzymy wirtualne pokoje, gdzie dołączyć może każdy z naszych znajomych. Kiedy tylko otworzymy pokój, znajomi (np. zaimportowani z Facebooka) dostaną powiadomienie i mogą szybko dołączyć do spotkania. W ten sposób gospodarze mogą zorganizować wirtualną domówkę – dają znać znajomym, że mają ochotę, aby z kimś pogadać, i otwierają swój pokój dla każdego, kto również ma wolną chwilę.

Wideokonferencja na szóstkę – co wybrać?

Każda z wymienionych aplikacji ma nieco inną filozofię działania i skierowana jest do różnej grupy odbiorców – firm lub osób prywatnych, które nie chcą tracić kontaktu z najbliższymi (na przykład podczas kwarantanny). Do zastosowań biznesowych na pewno warto rozważyć aplikacje do zdalnej współpracy, które pośród różnych funkcji pomagających organizować działania zespołu oferują również programy do wideokonferencji. W tym przypadku szczególnie ważne będzie bezpieczeństwo przesyłanych i gromadzonych danych, a z tym nie warto eksperymentować. Do pozostawania w kontakcie ze znajomymi i rodziną wystarczą nam zwykle darmowe komunikatory z opcją wideorozmowy. Który wybrać? Na to pytanie nie ma jednej słusznej odpowiedzi. Ważne, żeby jego obsługa była intuicyjna dla nas i dla tych, z którymi chcemy pozostać w kontakcie. W końcu to tylko narzędzia, które mają nam służyć do podtrzymywania relacji i efektywnej pracy.